TECNICAS PARA LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO.

 1. Crear listas de tareas por hacer 📖

La mayoría de las técnicas giran en torno a una actividad fundamental: crear listas.

Es difícil llevar todos los pendientes en la cabeza, así que crear listas te ayuda a organizar el trabajo y establecer prioridades. Hay varias formas en las que puedes organizar tus listas, algunas de las técnicas más populares son:

• La caja de Eisenhower

Esta técnica fue implementada por el ex presidente Dwight Eisenhower. Consiste en una matriz que te ayuda a clasificar las tareas según sus prioridades y el tiempo que debes invertir en ellas. Los cuadrantes a clasificar son los siguientes.

• Tablero Kanban

Un tablero Kanban es una forma sencilla de estructurar el progreso de tus tareas. Consiste en crear columnas que representen las diferentes etapas de un proyecto, así en cada columna se colocan las diferentes tareas que se deben llevar a cabo. La idea es mover las actividades en las diferentes columnas para evaluar su avance.

• Esquema GTD

Getting This Done (GTD) es un método de gestión de actividades, hace referencia a que una persona necesita liberar su mente de las pareas pendientes. El autor argumenta que la mayoría de los bloqueos mentales con los que nos encontramos son el origen de una mala planificación.

A diferencia de otras técnicas, no se centra en establecer prioridades, si no en la creación de listas específicas para cada contexto.

Los principios de GTD son:

• Recopilar: se escriben todo aquello que se debe recordar, realizar o dar seguimiento.
• Procesar: analizar qué necesita cada actividad, por ejemplo, si una tarea se puede delegar, desechar, ponerlo en marcha, etc.
• Organizar: clasificar tareas en listas como acciones próximas, proyectos, en espera, algún día.
• Revisar: las listas no sirven si no revisas el avance para saber cuáles se han cumplido y cuáles no.
• Hacer: dejar de organizar y comenzar a ejecutar.

Además, si al realizar tu clasificación identificas que existen tareas que puedes realizar en dos minutos o menos, hazlas de inmediato.

 

2. Técnica Seinfeld (no romper la cadena)

El comediante, guionista y actor estadounidense, Jerry Seinfeld, ha compartido en diferentes ocasiones uno de sus grandes secretos para elevar sus niveles de productividad.

Consiste en un calendario grande en tu lugar de trabajo y trazar un cronograma con las rutinas o tareas que tienes que llevar a cabo por día, si cumples tu meta diaria lo marcas en el calendario. Después de varios días cumpliendo con la cadena, no vas a querer romperla.

Lo importante es colocar este calendario en un área visible mientras trabajas, así podrás ver tus avances cada día conforme avanza la semana. Con esto te mantendrás motivado y te ayudará a evitar romper el esquema que has marcado.🔧🔨🔗🔨🔧🔨🔨🔨🔨

3. La técnica de los 5 minutos

Esta técnica tiene la finalidad de eliminar las pérdidas de tiempo. Consiste en decidirte a llevar a cabo tus tareas en solo “5 minutos”, así tu cerebro no tiene mucho que argumentar.

Desde luego, hay tareas que no se realizan en 5 minutos, sin embargo, lo que pasará después de ese tiempo es que ya estarás involucrado con la tarea y podrás continuar hasta terminarla.

4. Técnica pomodoro..

La técnica pomodoro consiste en dividir tu jornada laboral en pequeños tiempos de 25 minutos. Durante este tiempo debes llevar a cabo tu trabajo sin distracciones, cuando terminan puedes tomar un descanso de 3 a 5 minutos para despejarte un poco. Durante el día se debe seguir el proceso y cada cuatro pomodoros (bloques de 25 minutos) puedes tomar un descanso más largo de 15 a 20 min

La idea es que la limitación del tiempo ayude a enfocarse en la actividad, y los descansos ayuden a despejar la mente para continuar trabajando.

5. Mapas mentales

Después de saber qué es lo que necesitas hacer para concentrarte durante tu semana de trabajo, puedes utilizar los mapas mentales para organizar tus pensamientos en listas de acciones concretas.

 

¿Qué es la matriz Eisenhower?

Es una herramienta de gestión del tiempo para distinguir las tareas que deben resolverse lo más pronto posible y las que pueden posponerse, delegarse a otro responsable o, incluso, eliminarse de la lista de pendientes. Su finalidad es jerarquizar la carga de trabajo.

¿Para qué sirve la matriz Eisenhower o matriz de administración del tiempo?

Más allá de ser un instrumento compartido en uno de los libros más citados en el mundo de las ventas, la matriz Eisenhower, también conocida como la caja Eisenhower, la matriz urgente/importante o la matriz de administración de tiempo, es un recurso que contribuye en gran medida para planificar, priorizar, delegar tareas semanas y mensuales, al dividirlas en cuatro cuadrantes, que van de lo importante a lo no importante, y de lo urgente a lo no urgente.

No obstante, sus ventajas van un poco más allá. Al administrar de esta manera el trabajo, también puedes darte cuenta de cuáles actividades de tu día a día se pueden delegar a otro miembro de tu equipo, o incluso eliminar del todo. Así, habrá espacio para lo que no necesariamente debe completarse de inmediato, pero que no conviene posponer porque es vital para el buen desempeño de tu área, tu empresa o tu negocio en general.

5 pasos para realizar tu propia matriz Eisenhower

·         Establece tus cuadrantes

Para empezar, debes imaginar que tus tareas se organizarán en 4 cuadrantes de prioridad, como ya lo mencionamos: importante, no importante; urgente, no urgente. Debería verse más o menos así:

·          Clasifica tus tareas basándote en los cuadrantes

Ahora que ya sabes cómo priorizar tus tareas, analiza qué es lo que debe clasificarse como urgente y como importante. Para que sepas cómo hacerlo, estas son las definiciones:

• Cuadrante 1: urgente + importante. Aquí cabe todo lo que debe realizarse lo antes posible y que no puede delegarse a nadie más. Nos referimos a situaciones cotidianas, como escribir una publicación diaria para el blog de tu empresa para cumplir con la cuota de contenido establecida, y también a aquellas que surgen de imprevisto, como una crisis en redes sociales que debe resolverse cuanto antes.
• Cuadrante 2: importante + no urgente. En este espacio acomoda aquello que debe cumplirse, pero no tiene una fecha inmediata.
• Cuadrante 3: urgente + no importante. Quizá esta clasificación no la tienes presente la mayor parte del tiempo, pero sí existen tareas que son urgentes, pero no importantes. Eso quiere decir que puedes delegarlas a alguien de tu equipo para su seguimiento sin sacrificar el tiempo que debes invertir en otras actividades. Por ejemplo, agendar citas con prospectos, responder correos de recibido o darle seguimiento a una campaña de anuncios; es decir, todo lo rutinario.
• Cuadrante 4: no urgente + no importante. En el día a día nos vamos a encontrar con este tipo de tareas que nos distraen demasiado o hacen que pospongamos una actividad. Es lo que muchos etiquetan como procrastinar, que no necesariamente quiere decir que no haces nada, sino más bien que inviertes tu tiempo en cosas que no te ayudan a avanzar, como revisar todas tus cuentas personales de redes sociales antes de ver tu correo, o dedicarle más de lo necesario a elegir un color para el fondo de una foto. Todo lo que cabe aquí debe eliminarse.

Tomando el ejemplo anterior, se vería así:

·          Aprende a delegar

Uno de los grandes retos para los que usan la matriz de Eisenhower por primera vez, es aprender a delegar tareas. Para una persona algo aprensiva, hasta las actividades más sencillas y rutinarias se convierten en un asunto de vida o muerte y, por lo tanto, prefieren no arriesgarse al poner a alguien más al frente de ellas.

Sin embargo, delegar responsabilidades es también una estrategia que aumenta la productividad, ayuda a destacar el talento escondido de tu equipo y se convierte en una forma de motivar a los que trabajan contigo, incluso si es con algo pequeño. 

·          Implementa la matriz Eisenhower con tu equipo

Aunque cada persona tenga sus propios cuadrantes, también es posible usarla para la gestión del trabajo de equipos completos. De esta forma, es más sencillo que cada área sepa qué tiene que hacer y la prioridad que se le debe dar a cada proceso. Además, es una buena manera de informar a todos en qué se ocupa cada quién, y así no perder tiempo en las juntas de seguimiento.

·         Enfoca tus esfuerzos de manera efectiva

Una vez que ya sabes cuál tarea es más importante y urgente, es más sencillo decidir qué debe resolverse con rapidez y qué necesita más planeación. Esto te ayudará a concentrarte mejor, nivelar la presión y el estrés y desarrollar lo más importante con sin descuidos.

Para ejemplificarlo mejor, lo ponemos de la siguiente manera:

• Todo lo que es urgente debería ser lo primero que hagas en tu rutina. Nada de eso puede esperar, así que es mejor que se elimine de tu lista lo antes posible
• Todo lo que es importante, pero no urgente, necesita planeación y toda tu atención. No solamente hablamos de lo relacionado directamente en tu trabajo (planes de expansión, colaboraciones con otras marcas a largo plazo, el lanzamiento de un nuevo producto o servicio), sino también en lo que te ayuda a ser un mejor profesional en tu campo (tomar diplomados y conseguir certificaciones), a mantenerte saludable (entrenar para correr un maratón dentro de cinco meses) o motivado (ahorrar para comprar el auto con el que sueñas).
• Todo lo que es urgente y no importante es parte de la rutina, pero alguien más puede hacerlo. Esto significa que también debes reconocer que para dar lo mejor de ti necesitas decirle adiós a las minucias.
• Finalmente, todo lo que ni es urgente ni importante es, y ha sido siempre, un obstáculo en tu trabajo. Es verdad que a lo largo del día debes tomar descansos, comer, distraerte para no saturar tu creatividad y concentración. Sin embargo, en el fondo sabes perfectamente que revisar Instagram no aporta nada a esta parte de tu rutina.

Organización eficaz:

El fin de la estructura de la empresa es conseguir una organización que sea eficaz y eficiente. Decimos que una organización es eficaz cuando cumple los objetivos que se ha marcado y que es eficiente cuando consigue los mejores resultados posibles en relación con los recursos que ha empleado.

 

Empowerment:

Es una técnica o herramienta que consiste en delegar, otorgar o transmitir poder, autoridad, autonomía y responsabilidad a los trabajadores o equipos de trabajo de una empresa para que puedan tomar decisiones, resolver problemas o ejecutar tareas sin necesidad de consultar u obtener la aprobación de sus superiores.

El término “empowerment viene de “power”, que significa “poder”, así que su traducción literal sería algo así como “dar poder”. Sin duda, este método es totalmente diferente al tradicional, en el que los niveles más altos de la empresa se encargan de impartir órdenes y tomar decisiones.

Para que el empowerment funcione…

En el artículo “Cómo el empowerment puede ayudar a tu empresa” de Destino Negocio afirman que el empowerment se basa en cuatro puntos principales. El primero de ellos es el poder. Y es que para que esta filosofía funcione, “el gestor debe delegar autoridad y responsabilidad en todos los niveles de la empresa”.

Por tanto, hay que confiar en las personas y darles libertad. El segundo punto es la motivación, es decir, reconocer el buen desempeño, celebrar el alcance de las metas y recompensar los resultados. También hablan del desarrollo, refiriéndose a la capacitación permanente que deben recibir los colaboradores.

Por último, señalan el liderazgo, ya que para que el empowerment no fracase “las decisiones no pueden ser centralizadas”, sino que las empresas tienen que dejar que los empleados lideren.

·         Ventajas del empowerment

La más importante es que al adquirir mayor poder, autoridad, autonomía y responsabilidad, los trabajadores se sienten más reconocidos, considerados y, por supuesto, más útiles.

Como consecuencia, ganan en autoestima y se sienten mucho más motivados y comprometidos con la empresa, lo que, sin duda, mejora la productividad.

Por otro lado, es importante tener en cuenta que, al permitir un mayor fortalecimiento de los trabajadores, se pueden aprovechar mejor sus competencias. Además, no hay que olvidar que los empleados que están más cerca de las acciones o los problemas son los más indicados para tomar decisiones al respecto.

Por último, queremos destacar que, gracias a esta filosofía, no se pierde el tiempo, ya sea en consultar o en obtener la aprobación de los superiores para tomar decisiones.