BITACORA DE SERVICIOS

 Una bitácora de mantenimiento comprende el registro diario, semanal o mensual que una compañía lleva de las actividades de mantenimiento que se realizan a los equipos.

Este registro se elabora usando un Software de Mantenimiento del tipo CMMS o EMS.

Es recomendable que los mantenimientos preventivos se registren diariamente, así se controla y supervisa adecuadamente el estado de los equipos para tomar decisiones acertadas en el momento oportuno.

Adicionalmente, una bitácora de mantenimiento ayuda a las empresas a reducir costos innecesarios, así como planificar mejor la adquisición de repuestos o maquinaria en el futuro.

Características de una Bitácora de Mantenimiento

• Registra datos en orden cronológico.
• Hace que los apuntes de órdenes de mantenimiento y otros datos importantes puedan revisarse más fácilmente.
• Contiene todos los procedimientos realizados por los técnicos y los resultados obtenidos de estos.
• Permite ubicar fácilmente a los técnicos que completaron una orden de trabajo.
• Brinda detalles del diagnóstico y procedimiento que se llevó a cabo.

Formato de Bitácora de Mantenimiento

En general, la estructura de este tipo de bitácora es muy simple. Se trata de una tabla en la que se incluyen los datos de la empresa que brinda el mantenimiento y los equipos.

Nombre de la empresa

Se identifica la empresa encargada del mantenimiento: se incluyen nombre y logotipo.

Fechas y número de reporte

Se expone la fecha en la que se realiza el mantenimiento y la fecha de entrega en caso de que sea necesario realizar mantenimiento correctivo. También es importante que en cada ocasión se genere un número de reporte propio que funcionará como número de folio de identificación de la bitácora.

Datos del técnico

Es importante que la persona encargada y autorizada para realizar el mantenimiento se identifique. En la bitácora deben figurar su nombre, teléfono, número de identificación y firma cotejada con la identificación.

 

 

Descripción del equipo

Aquí deben apuntarse todos los datos del equipo que recibe el mantenimiento. El tipo de equipo, la marca y modelo y una descripción detallada en la que se expongan todos los aspectos generales y particulares del equipo. Aquí pueden incluirse daños físicos, desgastes notorios a simple vista e incluso la ubicación del equipo.

Evaluación de mantenimiento preventivo

Se hace un CheckList de los aspectos a revisar como parte del mantenimiento preventivo.

Mantenimiento correctivo

Se debe describir de manera detallada los procesos correctivos que se hayan hecho al equipo. Si fue necesario cambiar piezas y si se puede hacer el cambio en el momento o es necesario trasladar el equipo para un tratamiento especializado.

Firmas

El documento deberá estar firmado por el técnico que realizó el mantenimiento, la persona que supervisó o revisó y la persona que autoriza el mantenimiento, el correctivo o cambio de piezas.

Algunas recomendaciones para la correcta administración de la bitácora son:

1. Actualizar la información periódicamente para que siempre esté actualizada.
2. Incluir siempre toda la información necesaria para el correcto mantenimiento. Que todo funcione de manera óptima depende de la correcta administración de la bitácora y de lo completa que sea la información que se incluye.
3. Emplear siempre lenguaje sencillo y práctico. Toda la información debe ser clara y concisa, de tal forma que cualquier persona pueda interpretar lo que se expone en la bitácora.